E Arşiv Faturaya Kimler Tabi?

E arşiv faturası, Türkiye’deki ticari işlemler için önemli bir belgedir ve belirli mükellef grupları tarafından kullanılmak zorundadır. 2020 yılından itibaren, yıllık brüt satış hasılatı 5 milyon TL’yi aşan mükellefler e arşiv faturası düzenlemekle yükümlüdür. Bunun yanı sıra, e-fatura sistemine kayıtlı olan mükellefler de e-arşiv faturası kullanma zorunluluğuna sahiptir. E-arşiv faturası, kağıt fatura yerine dijital ortamda düzenlenmesi nedeniyle, hem maliyetleri düşürmekte hem de işlem süreçlerini hızlandırmaktadır. Ayrıca, e-arşiv faturası uygulaması, vergi denetimlerini kolaylaştırmakta ve mükelleflerin vergi uyumunu artırmaktadır. Dolayısıyla, bu sisteme tabi olan mükelleflerin, e-arşiv faturası kullanımını benimsemeleri büyük önem taşımaktadır.

E arşiv faturası, yalnızca belirli mükellef grupları için değil, aynı zamanda tüm mükellefler tarafından kullanılabilir. Yıllık brüt satış hasılatı 5 milyon TL’yi aşan mükellefler, e-fatura sistemine dahil oldukları takdirde e-arşiv faturası düzenlemek zorundadır. Ancak, bu sınırın altında kalan mükellefler de isteğe bağlı olarak e-arşiv faturası kullanabilirler. Bu durum, özellikle küçük işletmeler için avantaj sağlamaktadır; çünkü e-arşiv faturası ile daha hızlı ve güvenilir bir faturalama süreci elde edilebilir. Ayrıca, e-arşiv faturası kullanımı, işletmelerin dijitalleşme sürecine katkıda bulunarak maliyetleri düşürmekte ve verimliliği artırmaktadır.

“`html

• Küçük ve orta ölçekli işletmeler
• Serbest meslek sahipleri
• Büyük ölçekli şirketler

“`

E arşiv faturaya geçiş süreci, mükelleflerin öncelikle e-fatura sistemine kayıt olmaları ile başlamaktadır. Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra, mükellefler gerekli yazılımları edinmeli ve e-arşiv fatura uygulamasını aktif hale getirmelidir. Bu süreçte, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği kurallara uygun olarak hareket etmek büyük önem taşımaktadır. Mükelleflerin geçiş sürecinde dikkat etmesi gereken en önemli noktalardan biri de, mevcut fatura sistemlerinin entegrasyonudur. E-arşiv faturasına geçiş yapacak olan işletmelerin, muhasebe yazılımlarını güncellemeleri ve gerekli eğitimleri almaları gerekmektedir. Bu sayede, süreç daha sağlıklı bir şekilde yürütülebilir.

“`html

1. Mevzuatın Takibi: E arşiv faturasına geçiş sürecinde, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği mevzuat ve tarihler takip edilmelidir.
2. Altyapı Hazırlığı: İşletmenin e fatura sistemine uygun altyapıyı kurması ve gerekli yazılımları edinmesi gerekmektedir.
3. Test Süreci: E arşiv fatura sisteminin doğru çalışıp çalışmadığını kontrol etmek için test aşaması yapılmalıdır.
4. Eğitim ve Bilgilendirme: Çalışanların e arşiv faturası uygulamaları hakkında bilgilendirilmesi ve eğitilmesi önemlidir.
5. Geçişin Tamamlanması: Tüm hazırlıklar tamamlandıktan sonra, e arşiv faturasına geçiş süreci resmi olarak başlatılmalıdır.

“`

E arşiv faturası, birçok avantaja sahip bir sistemdir. Öncelikle, kağıt fatura kullanımını ortadan kaldırarak çevre dostu bir yaklaşım sergilemektedir. Ayrıca, dijital ortamda saklanması sayesinde belgelerin kaybolma riski minimize edilmektedir. E-arşiv faturaları anlık olarak düzenlenebilir ve alıcıya hızlı bir şekilde ulaştırılabilir; bu da işlem sürelerini kısaltır. Bunun yanı sıra, vergi denetimlerinin daha kolay yapılmasını sağlar ve mükelleflerin vergi uyumunu artırır. E-arşiv faturası kullanımı aynı zamanda maliyetleri düşürerek işletmelerin kârlılığını artırma potansiyeline sahiptir. İşletmelerin dijitalleşme sürecine katkıda bulunarak rekabet avantajı elde etmelerine yardımcı olur.

E arşiv faturası, düzenlendikten sonra 10 yıl boyunca saklanması gereken bir belgedir. Bu süre zarfında, fatura üzerindeki bilgilerin doğru ve güncel olması son derece önemlidir. Mükellefler, e-arşiv faturalarını dijital ortamda saklayarak hem fiziksel alan tasarrufu sağlar hem de belgelerin kaybolma riskini azaltmış olurlar. Ayrıca, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın denetimleri sırasında istenildiğinde bu belgelerin sunulması gerekmektedir. E-arşiv faturalarının geçerlilik süresi dolduğunda ise, ilgili belgelerin imha edilmesi veya arşivlenmesi gerekmektedir; bu da işletmelerin belge yönetimi süreçlerini daha etkin hale getirir.

E arşiv faturaların geçerlilik süresi, faturanın düzenlendiği tarihten itibaren 5 yıldır.

E arşiv faturası düzenlemek için öncelikle bir e-fatura sistemi veya yazılımına sahip olmanız gerekmektedir. Yazılım üzerinden gerekli bilgileri girerek faturanızı oluşturabilirsiniz; bu bilgiler arasında alıcı bilgileri, mal/hizmet detayları ve tutar yer alır. Faturayı oluşturduktan sonra sistem üzerinden onay almanız gerekecektir; onay alındıktan sonra fatura elektronik ortamda alıcıya gönderilir. E-arşiv faturalarının düzenlenmesi sırasında dikkat edilmesi gereken en önemli hususlardan biri de yasal düzenlemelere uygunluk sağlamaktır; aksi takdirde sorunlar yaşanabilir. İşletmelerin bu süreçte muhasebe departmanlarıyla işbirliği yapmaları önerilmektedir.

E-arşiv faturası düzenlemek için mali mühür ve e-fatura sistemi kullanarak gerekli bilgileri girmelisiniz.

E arşiv faturasında bulunması gereken temel bilgiler arasında satıcının ve alıcının adı-soyadı veya unvanı, adres bilgileri, vergi kimlik numarası gibi kimlik bilgileri yer almaktadır. Ayrıca fatura tarihinin yanı sıra mal veya hizmetin tanımı, miktarı ve birim fiyatı gibi detaylar da belirtilmelidir. Toplam tutar ve KDV oranı gibi finansal bilgiler de fatura üzerinde açıkça yer almalıdır. Tüm bu bilgilerin doğru ve eksiksiz bir şekilde yer alması, hem yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi hem de olası denetimlerde sorun yaşanmaması açısından son derece önemlidir.